Du möchtest deine Wohnung oder gar ein gesamtes Haus verkaufen oder vermieten? Dann gibt es einiges zu beachten, um Ärger im Nachhinein auszumerzen. So raten wir dir unter anderem dringend dazu, ein Übergabeprotokoll deiner Wohnung anzufertigen. Hier findet bei der Übergabe deiner Wohnung oder anderen Immobilie eine Abnahme der Räumlichkeiten statt. Warum du keinesfalls auf ein solches Schriftstück verzichten solltest, wollen wir dir im Folgenden erklären. Obendrein haben wir für dich eine hilfreiche Vorlage erstellt, die du nutzen kannst.

Übergabeprotokoll Wohnung: Was ist das?

Zunächst wollen wir erst einmal klären, was ein Übergabeprotokoll überhaupt ist. Vereinfacht gesagt wird hierbei der Zustand deiner Immobilie festgehalten. Dabei ist der Zeitpunkt der Übergabe entscheidend. Bei der Erstellung des Protokolls sind verschiedene Parteien zugegen. Handelt es sich beispielsweise um einen Mieterwechsel, findet die Erstellung eines Protokolls nicht selten mit drei unterschiedlichen Parteien statt. Die neutrale Position nimmt der Vermieter oder ein Stellvertreter in Form der Hausverwaltung statt. Obendrein sind der bisherige Mieter und der künftige Mieter anwesend. Alternativ kann das Ganze aber auch in zwei Abschnitten stattfinden. Hierbei findet zunächst eine Übergabe von ehemaligem Mieter an Vermieter und anschließend eine Abnahme der Wohnung vom neuen Mieter statt. Bei einem Verkauf wird das Übergabeprotokoll regelmäßig bei der Übergabe der Wohnung an den neuen Eigentümer erstellt. Natürlich ist die Bedeutung der Abnahme bei einem Kauf deutlich größer. Deshalb verständigen sich Käufer und Verkäufer hier meist auf einen neutralen Sachverständigen.

Dem Übergabeprotokoll kommt eine immens wichtige Rolle zu. So handelt es sich hierbei um ein Dokument mit großer Beweisfunktion. Werden bei der Abnahme Mängel festgestellt, so hält man sie im Übergabeprotokoll fest und rechnet sie der richtigen Person zu. Das bedeutet für den neuen Mieter, dass er nicht für Schäden aufkommen muss, die der Vormieter hinterlassen hat. Schließlich kann er mithilfe des Protokolls beweisen, dass bei der späteren Abnahme festgestellte Schäden bereits bei der anfänglichen Übergabe vorhanden waren. Obendrein kann der neue Mieter vom Vermieter verlangen, dass vorhandene Schäden wie Schimmel beseitigt werden. Der Vermieter selbst kann die dabei entstehenden Kosten dann regelmäßig vom vorherigen Mieter ersetzt verlangen. Sollten sich bei der Übergabe keine Mängel finden, wird hier explizit festgehalten, dass die Immobilie mängelfrei ist. Das ist insbesondere für den Vermieter oder Verkäufer eine wichtige Absicherung. Schließlich können nach expliziter Feststellung der Mangelfreiheit im Anschluss keine Reparatur- oder Minderungsansprüche mehr geltend gemacht werden.

Übergabeprotokoll Wohnung: Immobilienverkauf

Besonders wichtig ist ein Übergabeprotokoll dann, wenn eine Immobilie verkauft wird. Das liegt daran, dass sich im Fall einer nachträglichen Mängelsichtung nur schwer Ansprüche geltend machen lassen. Das liegt an dem juristischen Grundsatz „gekauft wie gesehen“. Mit der Unterschrift im Abnahmeprotokoll bestätigt der Käufer gewissermaßen, dass er keine weiteren Mängel feststellen konnte. Von dieser Regel sieht man nur dann ab, wenn es sich bei der Immobilie um einen Neubau handelt. Schließlich können sich hier erfahrungsgemäß in den ersten Monaten und Jahren noch Mängel ergeben. Deshalb erhält man als Käufer in diesem Fall auch Gewährleistung und Garantie auf die erbrachten Leistungen. Bei „gebrauchten“ Wohnungen ist genau das nicht der Fall. Es ist also überaus wichtig, dass man bei fehlender Expertise die Beurteilung fachkundiger Personen einholt.

Hierbei können dir Sachverständige wie professionelle Immobiliengutachter helfen. Diese erkennen nicht nur oberflächliche Mängel. Obendrein werfen sie einen Blick auf die Bausubstanz. Im Gegensatz zu Laien können sie dabei Probleme wie eine mangelhafte Statik, poröses Mauerwerk sowie veraltete Kabel und Rohre ausmachen. Sollte im Nachhinein dennoch ein Mangel auftreten, der nicht im Protokoll festgehalten wurde, gibt es auch bei gebrauchten Immobilien eine Ausnahme. So muss der Verkäufer auch dann für einen Sachmangel haften, wenn er diesen arglistig verschwiegen hat. Weiß er also über einen Mangel bescheid und teilt dies bei Erstellung des Übergabeprotokolls nicht mit, muss er im Nachhinein dafür aufkommen. Allerdings ist es in der Praxis nicht selten überaus kompliziert, eine arglistige Täuschung nachzuweisen. Umso wichtiger ist es, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen und bei der Abnahme einen neutralen Sachverständigen der Seite zu haben, der die Immobilie penibel analysiert.

Übergabeprotokoll Wohnung: Im Ernstfall Schadensersatz

Wer seine Wohnung nicht mit Samthandschuhen anfasst, sondern darin auch wirklich lebt, wird mit der Zeit zwangsläufig den einen oder anderen Schaden verursachen. Sei es der Kratzer im Parkett oder Flecken an der Wand. Doch muss man als Mieter bei Erstellung des Übergabeprotokolls dann eine horrende Rechnung befürchten? Die Angst vor hohen Kosten für vom Vermieter veranlasste Reparaturarbeiten ist durchaus nachvollziehbar. Doch Mieter können aufatmen. Schließlich können Wohnungseigentümer längst nicht alle Schäden geltend machen und einen entsprechenden Schadensersatz verlangen. Hier muss man wie so oft jeden Fall einzeln betrachten. Möchte der Vermieter Schadensersatz erhalten, kommt §823 BGB ins Spiel. Wann dieser greift, hängt insbesondere vom Inhalt des Mietvertrags ab. Hier können die Parteien nämlich für bestimmte Fälle einen Haftungsausschluss festhalten. Das gilt beispielsweise bei sogenannten Schönheitsreparaturen.

Übergabeprotokoll Wohnung: Schönheitsreparatur bei Mietende

In der Praxis trifft man immer häufiger Mietverträge an, die festlegen, dass der Vermieter sich um die Schönheitsreparaturen kümmern muss, wenn der Mieter seinen Mietvertrag kündigt und auszieht. Im Gegenzug zahlt der Mieter dann in der Regel ein wenig mehr Miete, um die Kosten für die späteren Schönheitsreparaturen bereits im Vorfeld abzudecken. Doch wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei Schönheitsreparaturen selbstverständlich nur um kleine wertmindernde Schäden. Klassische Reparaturen sind hier das Füllen von Bohrlöchern oder die Reinigung von Silikonfugen am Fenster. Sieht der Mietvertrag hingegen vor, dass sich der Mieter selbst um die Schönheitsreparaturen kümmern muss, muss er dies auch tun. Andernfalls kann der Vermieter im Nachgang selbst eine Firma für die Instandsetzung beauftragen.

Und das kann teuer werden. Die Folge ist nämlich, dass sich der Mieter von seiner Mietkaution verabschieden kann. In besonders krassen Fällen kann es sogar zu einer Nachzahlung kommen, die aus dem Schadensersatzanspruch resultiert. So richtig teuer kann es übrigens dann werden, wenn du dem Vermieter bei der Abnahme nicht alle Wohnungsschlüssel aushändigen kannst. Aus Sicherheitsgründen wird dann nämlich nicht einfach nur der fehlende Schlüssel nachproduziert. Vielmehr muss das Schloss der Wohnung ausgetauscht und entsprechende neue Schlüssel hergestellt werden. Besonders schlimm ist es dann, wenn du Universalschlüssel erhalten hast, mit denen du nicht nur die Wohnungstür, sondern auch andere Schlösser wie Kellertür, Briefkasten und Haustür öffnen kannst. In diesem Fall muss nämlich die gesamte Schließanlage des Wohnhauses ausgetauscht werden. Von Vorteil sind hier Menschen mit einer Schlüsselverlustrisiko-Versicherung.

Übergabeprotokoll Wohnung: Verschleiß ist Vermietersache

Ein absoluter Klassischer aus dem Bereich der Schönheitsreparaturen ist wohl das Streichen der Wände. Dazu bist du allerdings nicht immer verpflichtet. Vielmehr wird dir diese Aufgabe zuteil, wenn deine Wände mit intensiven Farben wie Rot, Blau oder Grün gestrichen wurden – Zumindest dann, wenn du die Wohnung nicht ohnehin mit diesen Wandfarben abgenommen hast. Sollten die Wände bei der Übergabe weiß gewesen sein und du nichts daran geändert haben, musst du nur in Ausnahmefällen streichen. Hier sind Personen im Nachteil, die eine Wohnung als Erstbezieher mieten oder aus anderen Gründen eine komplett frisch gestrichene Wohnung übernommen haben.

In diesen Fällen können unverhältnismäßige Abnutzungen an der Wand nämlich ebenfalls eine Pflicht zum Nachstreichen entstehen lassen. Anders sieht es bei Abnutzungen aus, die im Rahmen des Vertretbaren sind. So sieht das Mietrecht vor, dass normaler Verschleiß nicht vom Mieter beseitigt beziehungsweise vertreten werden muss. Stattdessen ist dies Vermietersache. Wann eine typische Verschleißerscheinung vorliegt und wann es sich um einen zu großen Schaden handelt, hängt ebenfalls vom Einzelfall ab. Klassiker sind zum Beispiel Kratzer im Parkett und leichte Verfärbungen von Fliesenfugen.

Übergabeprotokoll Wohnung: Keine Pflicht zum Protokoll

Die Erstellung eines Übergabeprotokolls verhindert jede Menge Stress. Schließlich kommt dem Dokument eine große Beweislast zu. Bestand ein Schaden schon bei Abnahme einer Wohnung durch den neuen Mieter? Ein Blick in das Protokoll beantwortet diese Frage blitzschnell und kann bereits im Vorfeld langen juristischen Streitigkeiten vorbeugen. Doch eine wirkliche Pflicht besteht nicht. Es ist vielmehr Vermietern oder Verkäufern frei überlassen, ob sie ein solches Protokoll anlegen. Solltest du eine Immobilie kaufen, verkaufen, vermieten oder mieten können wir dir nur dringend dazu raten, keinesfalls auf eine Verschriftlichung zu verzichten. Schließlich ist das Beweisgewicht eines Übergabeprotokolls keinesfalls zu unterschätzen. Sollte man sich zum Beispiel vor Gericht darum streiten, wer etwaige Reparaturkosten zu tragen hat, kommt dem Übergabeprotokoll die wohl wichtigste Beweisfunktion zu. Andernfalls stünde hier meist Aussage gegen Aussage.

Übergabeprotokoll Wohnung: Der Inhalt bei Mietwohnungen

Wie bereits gesagt, gibt es für dich als Vermieter keine Pflicht zur Erstellung eines Übergabeprotokolls. Angesichts der immens wichtigen Beweisfunktion solltest du aber unbedingt ein solches Dokument anlegen. Doch was gehört hinein? Hier solltest du vom Spruch „weniger ist mehr“ definitiv abweichen. Versuche in dem Schriftstück so viele Punkte wie möglich festzuhalten. Mittlerweile haben sich einige wichtige Eckpfeiler als Standardinhalt etabliert. Demnach sollte das Protokoll folgende Punkte unbedingt enthalten:

• Wann fand die Übergabe statt?
• Persönliche Daten von Mieter und Vermieter (Vorname, Name, Anschrift)
• Wo befindet sich die Immobilie?
• Um welche Art von Immobilie handelt es sich? (Wohnung, Haus, …)
• Wie viele Räume befinden sich in der Immobilie und um welche Art von Räumen handelt es sich?
• Wie hoch sind die Zählerstände (Wasser, Gas, Strom, etc.)
• Wie viele Schlüssel wurden dem Mieter übergeben?
• Sollen Möbel oder anderweitiger Hausrat übernommen werden?
• Aufzählung von Mängeln oder Bescheinigung der Mängelfreiheit
• Unterschriften der beteiligten Parteien

Übergabeprotokoll Wohnung: Der Inhalt beim Verkauf

Streng genommen kannst du dich auch beim Kauf oder Verkauf einer Immobilie an die oben genannten Punkte halten. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt es sich jedoch, die Liste noch um ein paar Punkte zu erweitern.

• Wurden vor kurzem Reparaturen durchgeführt, für die es noch Gewährleistung oder Garantie gibt?
• Details zu zahlungspflichtigen Services wie Müllabfuhr
• Hat der Verkäufer bereits eine Gebäudeversicherung abgeschlossen, die übernommen werden kann?
• Wie hoch ist der Grundsteuerbetrag?
• Gibt es wichtige wertbildende Dokumente über das Haus? (Energieausweis, Blower Door Test, Fachbescheinigung zuständiger Handwerker)
• Liste von anderen bedeutsamen Schriftstücken wie beispielsweise Bescheide über gezahlte Grundsteuern

Übergabeprotokoll Wohnung: Zeitpunkt der Protokolls

Dass du ein Übergabeprotokoll anlegen solltest, haben wir geklärt. Doch wann sollte das Ganze stattfinden? In der Regel wird ein solches Protokoll im Rahmen der Abnahme beziehungsweise Übergabe der Immobilie angefertigt. Als gängiges Symbol gilt dabei die Übergabe der Schlüssel an den neuen Mieter oder den Käufer. Das ergibt durchaus Sinn. Schließlich hat der neue Mieter oder Eigentümer ab dem Zeitpunkt der Schlüsselübergabe Zugang zur Immobilie. Dabei kann es zumindest theoretisch zu Schäden kommen, bei denen eine offene Zurechnungsfrage im Raum steht. Folglich ist der Zeitpunkt der Übergabe von Wohnung oder Haus relevant. Bei einem Kauf findet das meist unmittelbar nach Zahlung des vereinbarten Kaufpreises statt. In Mietwohnungen mit Vormieter kommt es wiederum nach vollendetem Mietverhältnis zur Wohnungsabnahme. Dabei kann sich der eigentliche Vermieter durchaus durch einen Stellvertreter vertreten lassen. Meist erledigen diese Aufgabe eine Hausverwaltung oder der zuständige Makler. Im Gegensatz dazu findet die Übergabe an den neuen Mieter mit Beginn dessen Mietverhältnisses statt.

Übergabeprotokoll Wohnung: Der Ablauf

Das Protokoll wird während der Wohnungsübergabe beziehungsweise -abnahme erstellt. Dabei kümmert man sich meist zu Beginn um Formalitäten wie persönliche Daten der Parteien sowie Details zur Immobilie. Wurden die allgemeinen Informationen abgehakt, begibt man sich auf die Suche nach relevanten Mängeln. Damit den beiden Parteien nichts entgeht, werden dabei nacheinander die verschiedenen Räume besichtigt. Wenn jemand einen Punkt im Protokoll festhalten möchte, kann dies zu diesem Zeitpunkt geschehen. Hierbei empfiehlt sich eine Kamera oder Smartphone, um die Mängel auch bildlich festzuhalten. Dabei darfst und solltest du extrem penibel sein. Schließlich können sich bereits kleine Mängel im Nachhinein als kostspieliges Ärgernis entpuppen. Wer an dieser Stelle etwas übersieht, muss womöglich damit rechnen, bei der eigenen Wohnungsabnahme für einen Schaden haften zu müssen, den er selbst gar nicht verursacht hat. Umso mehr wollen wir dir empfehlen, das Ganze mit einer dritten, im besten Fall unabhängigen, Person durchzuführen. Diese kann später im Notfall auch als Zeuge agieren.

Und nicht nur das Hinzuziehen eines neutralen Dritten ist wichtig. Obendrein gibt es einen ganz einfachen Tipp, den du als Käufer oder neuer Mieter beherzigen solltest. Bestehe nach Möglichkeit darauf, dass die Abnahme der Immobilie bei Tageslicht stattfindet. Dieses kann auch nicht durch angeschlossene Deckenlampen ersetzt werden. So lassen sich Mängel immer am besten entpuppen, wenn eine natürliche Beleuchtung in den Räumlichkeiten herrscht. Andernfalls fällt eine miserabel geweißte Wand gerne mal unter den Tisch und der Vermieter hat am nächsten Tag das böse Erwachen. Im Anschluss daran wird die Immobilie noch auf ihre elementaren Grundfunktionen überprüft. Fließt Wasser? Gibt es eine aktive Stromversorgung? Funktioniert die Toilettenspülung? Wurde die gesamte Wohnung begutachtet und andere Formalitäten geklärt, folgen die Unterschriften unter dem Protokoll. Der neue Mieter oder Eigentümer erhält im Anschluss daran die Schlüssel zur Immobilie.

Übergabeprotokoll Wohnung: Die verdeckten Mängel

Besonders ärgerlich ist es, wenn du für einen Schaden aufkommen musst, den du gar nicht verursacht hast. Das kann mitunter passieren, wenn dein Mietverhältnis endet und bei der Abnahme Mängel festgestellt werden, die zwar bereits bei deinem Einzug vorlagen, aber eben nicht im Protokoll festgehalten wurden. Doch hier kannst du zumindest ein wenig aufatmen. Schließlich gilt das Ganze nur für offene Mängel. Ein Mangel einer Immobilie ist dann offen, wenn man ihn selbst als Laie leicht bemerken würde. Die Rede ist hier eben beispielsweise von verdreckten Silikonfugen, gerissenen Fliesen oder einer knallbunt gestrichenen Wand. Mit deiner Unterschrift unter dem Protokoll nimmst du diese gewissermaßen hin und kannst keinen Anspruch gegen deinen Vermieter geltend machen. Umgekehrt können Vermieter bei offenen Mängeln keinen Schadenersatz mehr von ihrem Mieter verlangen. Doch von diesem Grundsatz gibt es auch eine Ausnahme – die vedeckten Mängel.

Wie der Name bereits vermuten lässt, sind diese eben nicht offensichtlich, sondern meist erst auf den zweiten Blick zu erkennen. Ein klassisches Beispiel ist sicherlich der Schimmel unter einer Tapete oder ein verstopftes Rohr. Hier können Mieter auch ohne Vermerk im Protokoll noch eine Nachbesserung verlangen. Zu viel Zeit sollte man sich damit allerdings nicht lassen. Das gilt insbesondere für Vermieter. Hier erfordert §548 BGB nämlich ein blitzschnelles Handeln. Schließlich verjähren die Schadensersatzansprüche gegen den Mieter bereits nach sechs Monaten. Das soll für Rechtssicherheit sorgen. Fällt dir als Mieter ein verdeckter Mangel auf, der bei Übergabe noch nicht protokolliert wurde, solltest du hier unverzüglich eine Nachbesserung verlangen. Andernfalls kann es trotz Reparatur möglicherweise zu Folgeschäden kommen, die der Mieter dann zu vertreten hast.

Übergabeprotokoll Wohnung: Vorbereitung ist alles

Egal, ob du Vermieter, Mieter, Verkäufer oder Käufer bist – Eine Wohnungsübergabe beziehungsweise -abnahme solltest du akribisch vorbereiten. Als ehemaliger Mieter solltest du deine Wohnung noch einmal Raum für Raum abgehen und, wenn nötig, Schönheitsreparaturen durchführen. Im besten Fall stehen bereits jetzt keine Möbel und Umzugskartons mehr in der Wohnung. Dann kannst du auch wirklich jeden Wandabschnitt erblicken. Spätestens zum Zeitpunkt der Übergabe sollten sich dann aber wirklich keine Möbel mehr in den Räumlichkeiten befinden. Schließlich gibst du deine Schlüssel ab und hast anschließend keinen Zugang mehr zur Wohnung. Vermieter sollten bei der Terminabsprache darauf bestehen, dass die Übergabe tagsüber stattfindet. Sollte dies nicht möglich sein, sollten sich die Parteien über eine mögliche Beleuchtung verständigen. Als Mieter machst du nichts falsch, wenn du einfach Glühbirnen hängen lässt. Deine Nachmieter werden es dir danken.

Fazit: Übergabeprotokoll ist unerlässlich

Auch, wenn keine Pflicht zur Erstellung eines Übergabeprotokolls besteht, raten wir dir dringend dazu. Schließlich bedeutet dieses Dokument für Mieter, Käufer, Verkäufer und Vermieter ein großes Maß an Sicherheit. Kommt es bei der Frage zum Thema Schadensersatz zum Äußersten, hat das Protokoll nämlich selbst vor Gericht Bestand und erfüllt eine wichtige Beweisfunktion. Deshalb wollen wir dich unterstützen und haben dir ein kostenloses Musterprotokoll erstellt. Dieses solltest du nicht nur als Vermieter oder Verkäufer mit zum Termin nehmen. Auch Käufer und Mieter sollten sich nicht auf die jeweils andere Partei verlassen und lieber von sich aus ein Exemplar zur Übergabe mitnehmen.