Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Ist das möglich?

Die Mietzahlung unterteilt man in zwei Typen – Kaltmiete und Warmmiete. Während die Kaltmiete lediglich die Mietkosten für Wohnung oder Haus betreffen, umfasst die Warmmiete auch die Betriebskosten (auch Nebenkosten genannt) der Räumlichkeiten. Die Nebenkosten werden dabei stets im Voraus gezahlt. Da niemand in die Glaskugel blicken und Kosten für Heizung, Wasser und Strom vorhersagen kann, wird für einen kommenden Mietabschnitt eine Betriebskostenvorauszahlung gefordert. Hierbei wird vorausschauend kalkuliert, wie hoch die Betriebskosten im kommenden Jahr sein werden. Stehen nach dem vergangenen Mietjahr die tatsächlichen Betriebskosten des Mieters fest, steht eine Rück- oder Nachzahlung zu hoch oder zu niedrig gezahlter Betriebskosten an. Möchte der Vermieter eine freiwillige Nebenkostenerhöhung durchsetzen, ist dies an strenge Voraussetzungen geknüpft. Schließlich handelt es sich um eine finanzielle Belastung des Mieters, die gerechtfertigt sein muss. Im Folgenden wollen wir dir einmal zeigen, was es zu beachten gibt, wenn eine Betriebskostenerhöhung ansteht.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Nicht immer möglich

Für Vermieter ist es mitunter gar nicht so einfach, die Betriebskosten des Mieters für ein kommendes Jahr zu kalkulieren. Das ist vor allem dann der Fall, wenn es sich um Neumieter handelt. Schließlich ist dann noch relativ ungewiss, wie hoch der durchschnittliche Verbrauch des Mieters ist. Dabei ist weder eine zu hohe, noch eine zu niedrige Betriebskostenvorauszahlung attraktiv. Setzt man die Vorauszahlung zu niedrig an, ist ein großes Ärgernis auf Seiten des Mieters vorprogrammiert. Schließlich winkt dann zum Zeitpunkt der finalen Abrechnung eine saftige Nachzahlung.

Doch Frust kann es auch bei einer zu hohen Vorauszahlung geben. Denn damit steigt natürlich auch die Warmmiete, was eine zusätzliche monatliche finanzielle Belastung für den Mieter bedeutet. Hier kommt man als Vermieter gar nicht umhin, zunächst einen Durchschnittswert festzulegen. Nach dem ersten Mietjahr und der Betriebskostenabrechnung kann man dann entsprechend Anpassungen vornehmen. Ist eine Nachzahlung des Mieters nötig, sollte man die Höhe der Vorauszahlung entsprechend anpassen. Doch wie ist das möglich?

Gute Kommunikation ist wichtig

Natürlich freut sich kein Mieter über die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung. Doch um den Frust hier möglichst gering zu halten, hilft vor allem eine gute Kommunikation. Wichtig ist dabei insbesondere die Klarstellung, dass eine Erhöhung der Vorauszahlung keineswegs einer Mieterhöhung gleichkommt. Vielmehr erhält der Mieter die zu viel entrichteten Betriebskosten im Rahmen der Jahresabrechnung zurückerstattet. Weiterhin sollte man deutlich machen, dass es immer besser ist, zu viel gezahlt zu haben und Geld zurückzubekommen als im Rahmen der Jahresabrechnung eine saftige Nachzahlung leisten zu müssen. Doch ob und inwiefern eine Erhöhung der Nebenkosten überhaupt möglich ist, wird vielmehr an juristischen Eckpunkten bemessen. So muss eine freiwillige Nebenkostenerhöhung einige Voraussetzungen erfüllen.

Die Voraussetzungen

Zunächst muss eine Berechnungsgrundlage vorliegen, die eine Erhöhung überhaupt rechtfertigt. Das bedeutet, dass mindestens eine Jahresabrechnung der Betriebskosten erfolgt sein muss. Selbstverständlich muss diese auch so aussagekräftig sein, dass sie einer juristischen Prüfung standhalten würde. Zu guter letzt darf sich im Mietvertrag kein Ausschluss einer Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung befinden. Sollten diese Bedingungen erfüllt sein, ist eine entsprechende Anpassung denkbar. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass das Mietrecht eine solche Anpassung nicht vorschreibt. Es steht dir als Vermieter frei, sie durchzuführen. Um eine zu hohe Nach- oder Rückzahlung im Rahmen der Jahresabrechnung zu vermeiden, ist eine Anpassung aber häufig ratsam.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Erst nach Abrechnung

In Krisenzeiten sehen sich die Menschen häufig mit steigenden Energiekosten konfrontiert. Im Rahmen der Betriebskostenvorauszahlung stellt das eine große Herausforderung dar. Schließlich muss hier zunächst der Vermieter in die Bresche springen, wenn es im Laufe des Abrechnungsjahres zu einer plötzlichen Preiserhöhung für Gas, Strom oder Wasser kommt. Mitunter wünscht sich so mancher Vermieter in solchen Szenarien, auch während eines laufenden Abrechnungsjahres die Betriebskosten erhöhen zu können. Doch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt, dass dies nicht ohne weiteres möglich ist. In §560 IV BGB legt der Gesetzgeber fest, dass erst nach vollendeter Abrechnungsperiode auch die Betriebskosten angepasst werden dürfen.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Recht für Mieter und Vermieter

Eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung vornehmen zu wollen, muss natürlich nicht nur ein Wille des Vermieters sein. Auch Mieter können sich dazu bewogen fühlen, um eine hohe Nachzahlung zu verhindern. Aus diesem Grund sind beide Parteien dazu berechtigt, eine entsprechende Erklärung abzugeben. Damit diese nicht an Formerfordernissen scheitert, muss sie in Schriftform erfolgen. Weit wichtiger ist aber natürlich, dass der Inhalt der freiwilligen Nebenkostenerhöhung den rechtlichen Voraussetzungen entspricht. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Höhe der Anpassung. Der Bundesgerichtshof (BGH) urteilte hierzu im September 2011, dass die Betriebskostenvorauszahlung maximal um ein Zwölftel der geforderten Nachzahlung erhöht werden darf (BGH Urteil vom 28.09.2011, AZ VIII ZR 294/10).

Beispiel:

Bei einer Nebenkostenabrechnung ergibt sich für Mieter (M) eine Nachzahlung von insgesamt 100 Euro. Der Vermieter (V) fordert die fehlenden 100 Euro ein. Um einer weiteren Nachzahlung im kommenden Jahr vorzubeugen, möchte M mit V eine Erhöhung der Nebenkosten vereinbaren. Diese darf gemäß BGH-Urteil maximal 1/12 von 100 Euro (8,33 Euro) betragen. M und V einigen sich deshalb darauf, die Vorauszahlung um 8 Euro im Monat zu erhöhen.

Im Fokus einer möglichen Erhöhung steht die Abrechnung der Betriebskosten. Das bedeutet, dass weder Vermieter noch Mieter aus dem Bauch heraus eine Anpassung anregen können. Schließlich sind reine Vermutungen hier fehl am Platz. Vielmehr kommt es auf eine tatsächliche Kostensteigerung an, die Schwarz auf Weiß aus der Abrechnung hervorgeht. Doch natürlich ist es verständlich, dass Mieter sich aufgrund steigender Energiekosten vor einer hohen Nachzahlung fürchten. Sollte das auch bei deinem Mieter der Fall sein, gibt es hierfür eine Lösung. So kannst du ihm anbieten, eine unterjährige Erhöhung der Betriebskosten vorzunehmen. Kommt das entsprechende Einverständnis vom Mieter, beugt man bösen Überraschungen durch eine hohe Nachzahlung vor. Wichtig ist auch hier die Schriftform, um späteren Beweisfragen gerecht werden zu können.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Ohne Abrechnung keine Erhöhung

Wie wir bereits geklärt haben, ist eine Erhöhung der Betriebskosten nicht ohne weiteres möglich. Vielmehr muss als Grundlage eine Nebenkostenabrechnung vorliegen. Dazu ist jeder Vermieter durch das Gesetz verpflichtet. Zu finden ist das Ganze in §556 III BGB. Liegt die Abrechnung vor, vergleicht man die vom Mieter bereits gezahlten Kosten mit den tatsächlich angefallenen. Im Anschluss daran findet ein Ausgleich statt. Sollte der Mieter zu wenig gezahlt haben, muss er nachzahlen. War es wiederum zu viel, bekommt er vom Vermieter die Differenz ausgezahlt. Nun sollte man als Vermieter nicht bereits eine Erhöhung der Vorauszahlung verlangen, wenn der Mieter nur einige wenige Euro nachzahlen musste.

Wer hier zu kleinlich ist, lässt die notwendige Praxisnähe vermissen. Sollte eine große Diskrepanz vorliegen, steht eine Neuberechnung der Betriebskostenvorauszahlung an. Hier darf der Vermieter nicht den Durchschnitt vorangegangener Betriebskostenabrechnungen heranziehen. Relevant ist immer die zuletzt gestellte Abrechnung. Liegt diese vor, gibt es eine ganz einfache Berechnung. So ziehst du die Summe aller Betriebskosten des letzten Abrechnungszeitraums heran und teilst diese durch zwölf. Nun ergeben sich die Nebenkosten, die dein Mieter jeden Monat zusätzlich zur Kaltmiete zu entrichten hat. Dies ergibt sich aus § 560 IV BGB. Wir wollen dir einmal anhand eines Beispiels verdeutlichen, wie das Ganze in der Praxis aussieht.

Beispiel

Mieter (M) erhält von seinem Vermieter (V) eine Nebenkostenabrechnung, die deutlich höher ausfällt, als die des Vorjahres. Deshalb möchte V eine Nebenkostenerhöhung fordern. Die Abrechnung für das vorherige Jahr hat Betriebskosten in Höhe von insgesamt 2.800 Euro ergeben. Möchte V die Vorauszahlung nun festlegen, rechnet er 2.800 Euro : 12 Kalendermonate. Es ergibt sich eine Vorauszahlung von monatlich 233,33 Euro, die zusätzlich zur Kaltmiete gefordert werden darf.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Rechtliche Grenzen

Anhand der gerade aufgezeigten Rechnung kannst du erkennen, wie eine neue Festsetzung der Vorauszahlung erfolgt. Sollte die neu geforderte Vorauszahlung höher sein, ist sie nicht gerechtfertigt. Die ständige Rechtsprechung zeigt, dass derart ausufernde Kalkulationen vor Gericht keinen Bestand haben. Wirklich viel auszulegen gibt es hier nicht. Schließlich sind Nebenkostenabrechnung und passende Kalkulation perfekte Instrumente, um eine neue Vorauszahlung zu kalkulieren. Mittlerweile gibt es viele Tools, die Vermieter nutzen, um solche oder andere Fragen im voraus zu klären. Ein beliebtes Beispiel ist Anbieter Immocation.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Formvorschriften beachten

Sollten Mieter oder Vermieter feststellen, dass eine Anpassung der Nebenkosten ratsam ist, geht der erste Griff zum Briefpapier. Schließlich erfordert eine freiwillige Nebenkostenerhöhung auch die Schriftform. Daraus folgt, dass bloße mündliche Absprachen hier keinerlei rechtliche Wirksamkeit entfalten. Doch gibt es auch inhaltliche Erfordernisse an das Schreiben? Eigentlich nicht. Wichtig sind natürlich die persönlichen Daten sowie eine Unterschrift. Weiterhin muss aus dem Brief ganz klar hervorgehen, dass es um eine Änderung der Nebenkostenvorauszahlung geht. Ein bloßer Grund darf hingegen offen bleiben. Das ergibt durchaus Sinn. Schließlich kann es nur einen Grund für die Anpassung geben. Und dieser liegt in der Diskrepanz zwischen letzter und aktueller Betriebskostenabrechnung.

Doch insbesondere Vermieter sollten bei einem Schreiben an ihre Mieter nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen im Hinterkopf behalten. Damit darüber hinaus auch das Klima zwischen den beiden Vertragsparteien nicht unter einer Erhöhung leidet, sollte man dann doch einige nette Worte finden. Vor allem sollte unbedingt betont werden, dass es sich keinesfalls um eine Mieterhöhung handelt. Mach also klar, dass zu viel gezahltes Geld wieder beim Mieter landet. Weiß der Mieter über die Erhöhung bescheid, wird sie mit der nächsten Mietzahlung fällig. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Mieter und Vermieter im Mietvertrag eine abweichende Regelung getroffen haben.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Klausel bewahrt vor Belastung

Vor allem für Vermieter, die Immobilien nur im „kleinen Stil“ vermieten, kann eine plötzliche Erhöhung von Nebenkosten ein echtes wirtschaftliches Risiko darstellen. Zwar werden die Kosten bei Ende der laufenden Abrechnungsperiode auf den Mieter umgelegt, bis dahin muss der Vermieter sie jedoch vorstrecken. Sollten dann unvorhergesehen die Energiekosten explodieren oder andere Betriebskosten exorbitant in die Höhe schnellen, wünscht sich so manch Vermieter, auch während der laufenden Abrechnungsperiode eine Erhöhung vornehmen zu können. Wie eingangs erwähnt, ist das laut Gesetz nicht möglich. Da hierzulande jedoch der juristische Grundsatz der Vertragsfreiheit gilt, ist es den Parteien freigestellt, vertraglich etwas gegenteiliges festzulegen. Das bedeutet, dass im Mietvertrag eine Klausel aufgenommen werden kann, die eine Erhöhung auch unterjährig möglich macht. Sollte dann eine plötzliche Kostenerhöhung kommen, kann der Vermieter eine Erhöhung fordern.

Natürlich darf eine Erhöhung auch in diesen Fällen nicht kommentarlos erfolgen. Hier ist ebenfalls ein Schreiben von Nöten, um rechtlich wirksam eine Erhöhung auf den Weg zu bringen. Weiterhin muss aus dem Schreiben hervorgehen, wie du auf die aktualisierte Erhöhung kommst. Folglich müssen die Mehrkosten detailliert aufgelistet sein. In einem ganz bestimmten Ausnahmefall ist eine unterjährige Nebenkostenerhöhung aber auch ohne entsprechende Klausel möglich. Hier muss sich etwas Elementares am Vertragsverhältnis geändert haben. Und zwar muss eine weitere Person in der Wohnung eingezogen sein. Grund für eine Neuberechnung ist die Tatsache, dass für die Kalkulation der Nebenkosten natürlich auch die Personenanzahl relevant ist, die in der Wohnung lebt. Schließlich erhöht sich mit steigender Personenzahl in der Regel auch der Verbrauch von Wasser, Strom und Co. Das wiederum rechtfertigt eine unterjährige Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Vorauszahlung darf nicht zu niedrig sein

Der Mietmarkt ist bekanntermaßen stark umkämpft. Natürlich möchten Vermieter da gerne mit einer attraktiven Miete glänzen. Entsprechend groß ist die Verlockung, mit niedrigeren Nebenkosten eine nicht allzu hohe Warmmiete zu ermöglichen. Doch diesem scheinbar zielführenden Weg solltest du als Vermieter nicht folgen. Vielmehr ist es äußerst wichtig, eine realistische Kalkulation vorzunehmen. Andernfalls könnte man dir als Vermieter arglistige Täuschung vorwerfen. So rechtfertigen Nebenkosten, die vorsätzlich zu niedrig kalkuliert wurden auf Seiten des Mieters eine fristlose Kündigung. Mitunter besteht sogar ein Anspruch auf Schadenersatz. Deshalb solltest du immer realistisch bleiben. Außerdem darfst du nach Vertragsschluss keine Kosten auf den Mieter umlegen, über die er nicht im Vorfeld informiert wurde. Achte also penibel darauf, dass wirklich alle Betriebskosten im Mietvertrag zu finden sind.

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Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Alternative zur Vorauszahlung

Es muss nicht immer eine Betriebskostenvorauszahlung sein. Auch eine Pauschale können Mieter und Vermieter vereinbaren. Diese wird dann monatlich vom Mieter an den Vermieter gezahlt. In der Praxis findet man dieses Vorgehen allerdings eher selten. Schließlich fürchten einige Vermieter, dass die Pauschale mitunter nicht genügt, um die Kosten wirklich zu decken. Sollte es nämlich zu deutlich höheren Verbrauchskosten kommen, kann der Vermieter diese nicht auf den Mieter umlegen. Vielmehr bleibt er auf der Differenz sitzen. Ratsam ist das Vorgehen allerdings bei kurzzeitigen Mietverträgen. Da in diesen Fällen das Ende des Mietverhältnisses absehbar ist, hält sich auch das wirtschaftliche Risiko des Vermieters in Grenzen. Wichtig ist, dass Vermieter stets die aktuellen Kosten im Auge behält. So kann rechtzeitig eine Anpassung der Pauschale vorgenommen werden.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Kündigungsrecht bei Ablehnung

Sollte ein Vermieter eine Betriebskostenerhöhung in die Wege leiten wollen, bedeutet das für den Mieter eine höhere jährliche finanzielle Belastung. Diese bekommt er zwar am Ende des Abrechnungszeitraums wieder zurück, dennoch muss er das Geld zunächst vorstrecken. Da verwundert es auch nicht, dass sich so mancher Mieter über eine entsprechende Anpassung der Warmmiete ärgert. Insbesondere Mieter, die womöglich nicht auf Anhieb verstehen, dass sie das zu viel gezahlte Geld wieder zurück erhalten, sind mitunter nicht gewillt, die Nebenkostenerhöhung hinzunehmen. Doch was bedeutet bedeutet es für den Vermieter, wenn sich der Mieter diesbezüglich querstellt?

Zahlt der Mieter die angepasste Betriebskostenvorauszahlung nicht, droht ihm nicht nur eine hohe Nachzahlung im Anschluss an den Abrechnungszeitraum. Obendrein ist es dann am Vermieter, die Differenz zunächst einmal aus eigener Tasche zu bezahlen. Im Falle einer Weigerung auf Seiten des Mieters muss der Vermieter das nicht tatenlos hinnehmen. Vielmehr begründet dies ein Kündigungsrecht. Voraussetzung ist natürlich, dass die gewünschte Anpassung der Nebenkosten auch gerechtfertigt ist. Ist dies der Fall und zahlt der Mieter die Vorauszahlung nicht, kann der Vermieter den Mietvertrag kündigen. Im § 569 BGB wird geregelt, dass der Rückstand der Vorauszahlungen mindestens zwei Monate umfassen muss. Natürlich ist das Ganze nur die Ultima Ratio.

Freiwillige Nebenkostenerhöhung: Vorwarnung beugt Frust vor

Im besten Fall sollte man es als Vermieter gar nicht erst so weit kommen lassen. Deshalb ist es umso wichtiger, rechtzeitig eine Erhöhung vorzunehmen. Schließlich kann man durchaus nachvollziehen, dass der Frust groß ist, wenn die Betriebskosten von jetzt auf gleich um viele Euro ansteigen. Dementsprechend solltest du als Vermieter darauf achten, dass die Vorauszahlung stets in angemessener Höhe angepasst wird. Hier ist also Regelmäßigkeit der Schlüssel zum Erfolg. Darüber hinaus solltest du als Vermieter deinen Mieter nach Möglichkeit im Vorfeld auf eine Erhöhung der Betriebskosten hinweisen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn du bereits darüber bescheid weißt, dass Preise für Energie gestiegen sind. So kann sich der Mieter darauf vorbereiten und entsprechende Rücklagen bilden, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Fazit

Die Betriebskosten solltest du als Vermieter immer im Auge behalten. Dabei ist es stets ratsam, lieber heute als morgen eine Anpassung der Vorauszahlung vorzunehmen. Ein entsprechendes Musterschreiben haben wir für dich als Word-Dokument bereitgestellt. Das sorgt nicht nur dafür, dass du nicht auf den Mehrkosten sitzen bleibst, die bei einer zu niedrigen Vorauszahlung übrig bleiben. Weiterhin agierst du im Sinne des Mietrechts und sorgst vor allem für ein gutes Verhältnis zu deinem Mieter. Schließlich verhinderst du bei einer rechtzeitigen und vor allem nachvollziehbaren Anpassung böse Überraschungen auf Seiten deines Vertragspartners. Damit du selbst keine bösen Überraschungen erlebst, ist es wiederum ratsam, den Mietvertrag genau unter die Lupe zu nehmen. Wichtig ist, dass die Vorauszahlung der Betriebskosten detailliert und in deinem Sinne im Vertrag Platz findet. Solltest du beispielsweise auch unterjährig eine Anpassung der Vorauszahlung begehren, dann sorge für eine entsprechende Klausel.